ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ: № RFP/2023-012 Продуктовий набір

ДАТА: 17 ЛЮТОГО 2023 РОКУ

 ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ: № RFP/2023-012

 НА УКЛАДАННЯ ДОГОВОРІВ НА ПОСТАЧАННЯ ПРОДУКТОВИХ НАБОРІВ ДЛЯ ІНДИВІДУАЛЬНОЇ МАТЕРІАЛЬНОЇ ДОПОМОГИ  У М. ВІННИЦЯ, В МЕЖАХ РЕАЛІЗАЦІЇ ПРОЕКТУ “SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL IN UKRAINE” (НОМЕР ДОГОВОРУ 15981)

 ДАТА ТА ЧАС ЗАКРИТТЯ: 24 ЛЮТОГО 2023 РОКУ – 23:59 год.

1. ПОТРЕБИ

ГО «Проліска» пропонує потенційним постачальникам надати тендерну пропозицію щодо постачання продуктового набору для індивідуальної матеріальної допомоги у м. Вінниця.

       ГО «Проліска» повідомляє, що необхідно подати свою тендерну пропозицію на всю закупівлю № RFP 2023-011.

Будь ласка, зверніть увагу, що часткова пропозиція не буде прийнята. 

ВАЖЛИВО: Детальні технічні характеристики необхідних приміщень для оренди наведено в Додатку А до цього документа.

 МЕТА ЗАКУПІВЛІ

Вибір постачальників, що забезпечать постачання продуктових наборів для індивідуальної матеріальної допомоги у м. Вінниця.

3. ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ЗАКУПІВЛІ

• Валюта тендерної пропозиції та взаєморозрахунків – українська гривня;

• Умови оплати: безготівкова форма;

• Учасник тендеру включає в загальну вартість постачання усі витрати, що безпосередньо пов’язані з логістикою, в тому числі податки та збори;

• Адреса доставки продуктових наборів: м. Віниця, вул. Родіона Скалецького 41.;

• Фактом надання тендерної пропозиції учасники тендеру гарантують збереження своєї оголошеної ціни протягом терміну дії Договору постачання (далі за текстом – Договір), а саме до 31.03.2023 р.. 

ВАЖЛИВО: Наполегливо рекомендовано уважно ознайомитися з цим документом «Запрошення до участі у процесі закупівлі» та додатками до нього. Недотримання процедур, зазначених у цьому документі, може призвести до дискваліфікації учасників тендеру з процесу оцінки тендерних пропозицій.

Зауважуємо: цей документ не є пропозицією на укладання Договору з Вашою  компанією.

4. ІНФОРМАЦІЯ ПРО ЗАКУПІВЛЮ:

4.1. ДОКУМЕНТИ ДО ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Наступні додатки є невід’ємною частиною цього Запрошення до участі у процесі закупівлі:

Додаток А: Форма технічної пропозиції;

Додаток В: Форма фінансової пропозиції;

Додаток С: Реєстраційна форма постачальника;

Кодекс поведінки постачальників Громадської організації “Проліска”.

 4.2. ПІДТВЕРДЖЕННЯ ОТРИМАННЯ ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Будемо вдячні, якщо Ви повідомите нас про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі зворотнім електронним листом на адресу: zakupivli.sci.proliska@gmail.com з наступною інформацією:

• Ваше підтвердження про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі;

• чи подаватимете Ви тендерну пропозицію;

• джерело отримання інформації щодо оголошеного тендеру (наприклад, електронний лист, веб-сторінка ГО «Проліска», веб-сторінка zakupki.prom.ua тощо).

4.3. ЗАПИТИ ТА РОЗ’ЯСНЕННЯ УМОВ ЗАКУПІВЛІ

Потенційні учасники тендеру, у разі необхідності, можуть надіслати запит щодо роз’яснення цього Запрошення до участі у процесі закупівлі виключно на електронну адресу: zakupivli.sci.proliska@gmail.com.

Кінцевий термін надходження таких запитів – 24 лютого 2023 року до 23:59.

ГО «Проліска» на свій розсуд може надіслати будь-яку відповідь на конкретне запитання всім іншим запрошеним учасникам тендеру одночасно.

ВАЖЛИВО: Прохання звернути увагу, що тендерні пропозиції не повинні надсилатися на електронну адресу, вказану вище (тобто на ту, яка запропонована для надсилання запитів щодо роз’яснення Запрошення до участі у процесі закупівлі). Недотримання цієї вимоги може стати причиною дискваліфікації компанії з подальшої оцінки тендерної пропозиції.

4.4. ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ

Ваша тендерна пропозиція повинна бути підготовлена українською мовою. Будь ласка, надішліть свою тендерну пропозицію, використовуючи надані Додатки (А, B, C, D). Тендерні пропозиції, що не відповідають зазначеним форматам, можуть бути не прийнятими до розгляду.

ВАЖЛИВО: Включення тендерної пропозиції до будь-якої кореспонденції, крім електронної адреси подання, призведе до дискваліфікації учасника тендеру. Будь ласка, надішліть свою тендерну пропозицію безпосередньо на електронну адресу: tender.mail.proliska@gmail.com.

Ваша тендерна пропозиція повинна містити наступні два комплекти документів, які потрібно надіслати окремими електронними листами:

1.   Технічна пропозиція:

• належним чином заповнений Додаток А «Форма технічної пропозиції»;

• належним чином заповнений Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»;

• будь-яка інша суттєва документація на думку учасника тендеру.

2.   Фінансова пропозиція

• належним чином заповнений Додаток В «Форма фінансової пропозиції».

4.4.1. ЗМІСТ ТЕХНІЧНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ 

ВАЖЛИВО: Жодна інформація про ціни не повинна бути включена в Технічну пропозицію. Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації учасника тендеру. Технічна пропозиція повинна містити всю необхідну інформацію.

Детальний опис технічних характеристик товару можна знайти в Додатку А до цього Запрошення до участі у процесі закупівлі. 

У вашій технічній пропозиції має бути чітко зазначено, чи відповідають зазначеним технічним характеристикам пропонований Вами товар. Необхідно чітко вказати та розкрити будь-які розбіжності із зазначеними технічними характеристиками.

Наступна інформація (суттєві документи) також повинні бути надані в Технічній пропозиції.

Реєстраційні документи: завірена копія Виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань або завірена копія Витяга з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців.

Довідка про відкриття банківського рахунку;

Завірена копія документу, який посвідчує статус платника податків учасника.

Період постачання товару: до 15.03.2023р. 

Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»: ви повинні заповнити, підписати та подати разом із своєю Технічною пропозицією Додаток С «Реєстраційна форма постачальника».

 «Кодекс поведінки постачальників Громадської організації “Проліска”: ваша Технічна пропозиція повинна містити підтвердження вашої згоди із Кодексом поведінки постачальника ГО «Проліска».

4.4.2. ЗМІСТ ФІНАНСОВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Ваша окрема Фінансова пропозиція повинна містити пропозицію в одній валюті – гривня. У випадку, якщо Ваша компанія буде обрана для подальшої співпраці, оплата здійснюватиметься в гривнях.

Фінансова пропозиція повинна охоплювати вартість надання послуги з урахуванням усіх пов’язаних з цим витрат, включаючи податки та збори.

Фінансова пропозиція повинна бути подана відповідно до Додатка B «Форми фінансової пропозиції». Тендерні пропозиції, які мають іншу структуру фінансової пропозиції, можуть не прийматися.

Ціноутворення, що зазначене в Тендерній пропозиції повинно залишатися чинним протягом періоду проведення тендеру та терміну дії Договору. 

4.5. ПОДАННЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ

Тендерні пропозиції повинні бути надіслані електронною поштою лише на наступну електронну адресу: tender.mail.proliska@gmail.com.

Всі додатки до тендерної пропозиції (Додаток А, Додаток В, Додаток С, Додаток D) повинні бути у PDF форматі, підписані та завірені печаткою (за її використання). Копії документів у форматі PDF можуть, як доповнення, бути подані у Excel форматі (додатки A та B).

Технічна та Фінансова пропозиції повинні бути чітко розділені – надіслані окремими листами і жодна фінансова інформація (включаючи вартість надання послуги) не повинна бути зазначена в Технічній пропозиції. Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації учасника тендеру.

Кінцевий термін подання Тендерної пропозиції: 24 лютого 2023 року, 23:59 год. або  раніше.

ВАЖЛИВО: Будь-яку Тендерну пропозицію, отриману після 24.02.2023р. або надіслану на іншу електронну адресу ГО «Проліска», буде відхилено. ГО «Проліска» може, на свій розсуд, продовжити термін подання Тендерних пропозицій, повідомивши про це одночасно всіх потенційних учасників тендеру на доступних інформаційних ресурсах (веб-сторінка ГО «Проліска», веб-сторінка zakupki.prom.ua, тощо).

Будь ласка, зазначте у полі теми повідомлення наступну інформацію:

• RFP 2023-012;

• назву своєї компанії з назвою додатку;

• кількість надісланих повідомлень (наприклад: 1/3, 2/3, 3/3).

• вказати чи це технічна / фінансова пропозиція

Наприклад:

• RFP 2023-012 Компанія XXX Технічна пропозиція (електронний лист 1 з 3);

• RFP 2023-012 Компанія XXX Фінансова пропозиція (електронний лист 2 з 2).

Також учасники можуть надати свої тендерні пропозиції на паперовому носії, скориставшись послугами Укрпошти, Нової Пошти, кур`єрської доставки, або доставити конверт самостійно, опустивши його у поштову скриньку, розміщену при вході офісу ГО «Проліска», за адресою:

вул. Швабська ,буд. 36, 3й поверх, м. Ужгород.

На конвертах має бути чітко зазначена назва тендера, його номер та адресат, що зазначено нижче:

ОСОБІ ВІДПОВІДАЛЬНІЙ ЗА ВІДКРИТТЯ КОНВЕРТІВ З ТЕНДЕРНИМИ ПРОПОЗИЦІЯМИ/ПРОПОЗИЦІЯМИ RFP 2023-012 ГО «Проліска» вул. Швабська ,буд. 36, 3й поверх, м. Ужгород.

 Конверт повинен містити два внутрішніх конверти, як описано нижче:

на обох конвертах вказуються назва та адреса Вашої компанії. Перший конверт має бути позначений «Технічна пропозиція» та містити заповнений Додаток А, Додаток С, Додаток D та іншу додаткову інформацію. Другий конверт має бути позначений «Фінансова пропозиція» і містити заповнений Додаток B. Всі Додатки мають бути підписані та скріплені печаткою (у разі наявності).

Тендерні пропозиції на паперовому носії, подані будь-яким іншим чином, не приймаються.

ВАЖЛИВО: Технічну та Фінансову пропозиції необхідно надіслати в окремих листах (конвертах). Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації учасника тендеру. У Технічну пропозицію не слід включати фінансову інформацію (ціни, вартість, тощо). Невиконання цієї вимоги стане причиною дискваліфікації учасника тендеру.

 4.6. ПРИЙНЯТТЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЇ:

ГО «Проліска», за наявності обґрунтовано виняткових обставин, може продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це всіх учасників тендеру у письмовій формі. Продовження терміну може супроводжуватися зміною тендерної документації, підготовленої ГО «Проліска» за власною ініціативою або у відповідь на роз’яснення, надіслані потенційним постачальником.

ГО «Проліска» залишає за собою право прийняти або скасувати весь тендер, або за окремим лотом на будь-якому етапі проведення процедури закупівлі.

Зверніть увагу, що  ГО «Проліска» не зобов’язана обрати будь-яку з компаній, які подають тендерні пропозиції, й у жодному разі не бере на себе зобов’язання щодо вибору компанії, яка пропонує найнижчу ціну. Крім того, Договір буде укладений з учасником тендеру, пропозиція якого вважатиметься такою, що найбільш відповідає потребам, а також загальним принципам ГО «Проліска», зокрема економії та ефективності й найкращого співвідношення ціни та якості.

4.7. ОЦІНКА ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Кожна тендерна пропозиція буде розглянута окремо та незалежно. Учасники тендеру подають тендерну пропозицію для участі в тендері та використовують всі надані форми додатків. Посилання на попередні або поточні пропозиції не розглядаються. Наявність раніше підписаних Договорів з ГО «Проліска» не розглядається як перевага чи гарантія для ухвалення майбутніх рішень щодо вибору переможця тендеру.

Для вибору переможця тендеру, ГО «Проліска» встановила критерії оцінки, якими регулюється вибір отриманих тендерних пропозицій. Оцінка проводиться Технічної та Фінансової пропозицій згідно з бальної системи. Фінальний бал тендерної пропозиції буде складатися з суми балів Технічної та Фінансової пропозицій. Відсотковий розподіл питомої ваги Технічної та Фінансова пропозицій складає 60% та 40% відповідно.

4.7.1. Реєстрація постачальників 

Потенційні постачальники будуть додані до Бази даних постачальників ГО «Проліска» після вивчення їхньої спроможності виконати умови тендеру на основі поданих ними документів у складі тендерної пропозиції.

Після цього, на пізнішому етапі проводитиметься оцінка ефективності як постачальника, зокрема щодо:

• відповідності поставлених товарів вимогам ГО «Проліска»;

• здатності оперативно реагувати на потреби ГО «Проліска»;

• своєчасність постачання товару;

• надійності постачальника.

4.7.2. Оцінка технічної частини тендерних пропозицій:

Усі тендерні пропозиції від потенційних постачальників будуть оцінені на основі наведених критеріїв оцінки, що зазначені в Додатку А «Форма технічної пропозиції», які оцінюватимуться за принципом «ТАК/НІ», «ЗГОДЕН/НЕ ЗГОДЕН», пропозиції, які не відповідають обов’язковим вимогам не будуть допущені до подальшого оцінювання.

Технічна пропозиція оцінюватиметься з використанням, зокрема, наступних критеріїв і розподілу відсотків: 60% від загальної оцінки 100 балів. Оцінювання буде проводитись за бальною системою, крім того, встановлено обов’язкові вимоги для учасників тендеру, які оцінюватимуться за принципом ТАК/НІ. Технічні пропозиції, які не відповідають обов’язковим вимогам не будуть допущені до подальшого оцінювання. У випадку, якщо хоч одна обов’язкова вимога не виконана, пропозиція буде відхилена від подальшого оцінювання. Неповна інформація або відсутність підтверджуючих документів стосовно будь якої з обов’язкових вимог може стати причиною визнання невиконання вимоги тендеру.

Бали за технічну оцінку будуть нараховані за наступними критеріями:

№	Критерії оцінювання			Максимально можливий бал
1	Критерії можливості:	Чи можете ви постачати товари, які відповідають специфікації?	60
1	Критерії можливості та сталості:	Чи матиме учасник закупівлі можливість забезпечити постачання товару у строк до 15 календарних днів, з моменту отримання заявки на постачання товару від замовника (ГО “Проліска”)	20
2		Чи є для учасника закупівлі прийнятною умова 100% післяплати за товар? (якщо ні, вказати, які умови оплати є прийнятними)	10
3		Учасник закупівлі підтверджує факт використання не менше, ніж 80% продуктів українського виробництва	10

Максимально можливий бал відповідності вимогам: 100 балів.

Мінімальний прохідний бал (80%): 80 балів.

Якщо Технічна пропозиція отримала менш ніж мінімальний прохідний бал, вона буде вважатися такою, що є технічно несумісною та буде відхилена від подальшої оцінки.

Загальний бал за Технічною пропозицією розраховуватимуться за наступною формулою:

Загальний бал за Технічною пропозицією = [набрана кількість балів] х [0,6 (Технічний компонент 60%)]

4.7.3. Оцінка фінансової частини тендерних пропозицій:

 Фінансова пропозиція буде відкрита та оцінена тільки у тих тендерних пропозиціях, які пройдуть оцінку Технічної пропозицій.

За Фінансовою пропозицією застосовуватиметься розподіл відсотків: 40% від загальної кількості балів.

Фінансова пропозиція буде оцінюватися за наступним принципом:

• максимальна кількість балів (40) буде присвоєна найнижчій ціновій пропозиції, за результатами порівняння з іншими ціновими пропозиціями.

• всім іншим Фінансовим пропозиціям буде присвоєно бали у зворотній пропорції до найнижчої ціни за формулою:

Кількість балів за Фінансовою пропозицією =  [40 (загальний фінансовий компонент 40%)] х [найнижча ціна] / [інша ціна]

За результатами оцінки Фінансових пропозицій, буде визначено переможця тендеру.

Переможець тендеру та інші учасники тендеру будуть повідомлені про результати тендеру.

4.8. УКЛАДАННЯ ДОГОВОРУ

ГО «Проліска» може укласти Договір з одним або декількома учасникам тендеру. ГО «Проліска» залишає за собою право відтермінувати підписання Договору з переможцем (-цями) тендеру на невизначений термін після оголошення результатів тендеру. Після укладення Договору, будь-яка сторона може розірвати Договір тільки через 10 робочих днів з дати повідомлення іншої сторони в письмовій формі або електронною поштою.

 4.9. ВАЛЮТА ТА ВЗАЄМОРОЗРАХУНКИ

Оплата за надання послуг оренди за Договором, укладеним за результатами цього тендеру, буде оформлено у національній валюті України – гривня. Оплата здійснюватиметься згідно із загальними умовами договорів ГО «Проліска» у національній валюті України – гривня. Платежі будуть ініціюватися тільки після підтвердження зі сторони ГО «Проліска» успішного надання послуг оренди згідно умов Договору.

Вся необхідна інформація та форми для заповнення за посиланнями нижче:

Запрошення http://surl.li/exosc

Додаток А http://surl.li/exnqr

Додаток В http://surl.li/expdl

Додаток С http://surl.li/exnim

Кодекс поведінки постачальників Громадської організації “Проліска” http://surl.li/exngx